Met het volwassen worden van digitale P2P-processen, wordt de roep om gestroomlijnde businessprocessen over de volledige procure-to-pay waardeketen steeds groter. Met name de grotere bedrijven werken daarom meer en meer met voorkeursleveranciers en centrale inkoopportals. Maar hoe zorg je ervoor dat de voorkeursprocessen ook daadwerkelijk worden nageleefd door de business? We interviewden Ewald Schaap (voormalig consultant bij Finext Improvement, nu P2P Consultant voor zijn eigen onderneming), die de afgelopen jaren bij vele organisaties Purchase-to-Pay verbetertrajecten in gang heeft gezet en uitgevoerd en als geen ander weet hoe je organisatiebrede compliance voor elkaar kunt krijgen.
Waarom wordt er steeds meer gebruik gemaakt van voorkeursprocessen bij Inkoop?
“Dankzij de snel voortschrijdende digitalisering wordt het bestel- en betaalproces steeds makkelijker, zowel voor het hoofdkantoor als voor de business. Voor de inkopers en het hoofdkantoor van de organisatie zijn de voordelen helder; je kunt immers scherpe condities en voorwaarden onderhandelen, je kunt zoveel mogelijk met één leverancier werken en je kunt een gestructureerde stroom voor al je facturen inrichten, met een efficiënt proces voor purchase orders. Wordt er aan de voorkant op de juiste manier besteld, dan is het verwerken en goedkeuren van de factuur een fluitje van een cent. Helaas is er bij sommige organisaties nog een kloof tussen droom en praktijk en worden de voorkeursprocessen lang niet altijd nageleefd. Dat heeft vaak te maken met de manier waarop we de processen implementeren.”
Hoe creëer je draagvlak in de organisatie voor een voorkeursoplossing?
“Voordat je contracten gaat afsluiten met voorkeursleveranciers, is het belangrijk dat je goede afspraken maakt met de rest van de organisatie. Betrek naast de inkoopafdeling vooral de bestellers in de organisatie. Dan creëer je dat organisatiebrede draagvlak voor de voorkeursoplossing. Zonder draagvlak wordt het niet door iedereen gebruikt en dat wil je wel. Kijk goed naar de behoeften van de afdelingen, businessunits en de individuele werknemers die in de praktijk verantwoordelijk zijn voor de inkopen. Met de kennis die je tijdens deze gesprekken opdoet, kun je de contracten wellicht nog beter aan laten sluiten op de wensen die in de organisatie leven, en daarmee zorgen voor een bredere adoptie van de processen.”
Wat zijn mogelijke valkuilen?
“Het gaat al snel fout met de naleving van de processen als de business de voordelen niet ervaart, maar wel de lasten, zoals lange bestelprocessen en ingewikkelde procedures. Dan is het immers makkelijker om even naar de bloemist op de hoek te lopen als je een bosje bloemen nodig hebt. De kunst is daarom om het voorkeursproces zo optimaal mogelijk te maken. Je kunt het systeem bijvoorbeeld zo inrichten dat facturen onder de 30 euro automatisch goedgekeurd worden, met een steekproefsgewijze controle achteraf. Daarmee creëer je een incentive om het juiste proces te gebruiken en realiseer je een korte doorlooptijd van de aankopen. Tegelijkertijd mag het ongewenste proces best wat moeilijker worden gemaakt, bijvoorbeeld door een extra goedkeuringsstap in de factuur workflow.”
Hoe breng je de voordelen de organisatie in?
“Zijn de voordelen van de voorkeursprocessen net zo zichtbaar voor degenen die dagelijks met de processen moeten werken als voor het hoofdkantoor? Goede voorlichting is erg belangrijk. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld ziet dat een gebakje bij de bakker in de straat net even goedkoper is dan het bestellen van gebak via het voorkeursproces, dan lijkt het voor die werknemer wellicht alsof de bakker in de straat de betere optie is. Maar de business overziet niet altijd wat er allemaal op de achtergrond geregeld is, zoals het factuurproces of de voorwaarden wanneer er iets fout gaat. Lokaal inkopen lijkt dan goedkoper, maar dan wordt er geen rekening gehouden met de verborgen kosten van bijvoorbeeld het aanmaken van een facturatiestroom voor een nieuwe leverancier, of het doorsturen en laten goedkeuren van de factuur buiten de vaste processen om. Per saldo wordt zo’n aankoop bij een lokale leverancier dan duurder, zonder dat de business dit in de gaten heeft. Leg daarom goed uit wat de voordelen zijn en maak dit zichtbaar voor de hele organisatie.”
"Uiteindelijk zorgt een duidelijke benadering die rekening houdt met de praktijk meestal voor de beste resultaten.”
En het succes, hoe toon je dat aan?
“Bij de meeste grote organisaties kun je het succes van de voorkeursprocessen prima via rapportages inzichtelijk maken. De processen zijn immers gedigitaliseerd en de bestellingen zijn eenvoudig te traceren. Wie houdt zich bijvoorbeeld aan het proces en wie niet? Welk deel van de totale spend besteed je op een inkoopcontract? Welk percentage van de spend bevat een vooraf aangemaakt PO-nummer? Deze zaken kun je heel goed per businessunit en per besteller inzichtelijk maken. ”
Maar met een rapportage alleen ben je er natuurlijk niet.
“Rapportages hebben natuurlijk alleen zin wanneer er ook op geacteerd wordt. Als je aan het begin van de implementatie duidelijke afspraken hebt gemaakt met de betrokkenen, dan heb je ook een mandaat om op deze afspraken terug te komen wanneer mensen zich er niet aan houden. Maak bijvoorbeeld op basis van de uitkomsten ‘stoplichtrapportages’, waarmee duidelijk zichtbaar wordt welk percentage er bij voorkeursleveranciers is besteld en ga gewapend met deze cijfers het gesprek aan met de betrokkenen.”
En wat als men toch afwijkt van de voorkeursprocessen?
Als eerste is het belangrijk om te weten waarom bestellers het voorkeursproces niet hebben gebruikt. Controleer bijvoorbeeld een tijd lang facturen van de ongewenste leveranciers en neem contact op met de individuele bestellers die hier nog veel bestellen.
Het kan zijn dat er een goede reden is voor het afwijken van de voorkeursprocessen. Reciprociteit kan bijvoorbeeld een rol spelen bij organisaties met lokale vestigingen. Wanneer de bloemist op de hoek een gewaardeerde klant van je is en bovendien regelmatig nieuwe klanten naar jou doorverwijst, dan is het natuurlijk slimmer om je bloemen bij deze bloemist te bestellen.
Luister ook of het assortiment en het bestelproces wel aansluit bij de business. Kijk op basis van deze feedback eerst naar jezelf: Zijn er zaken die je slimmer of beter aan kunt pakken? Kan de voorkeursleverancier misschien het assortiment/prijzen aanpassen? Kan het proces aangepast worden? Kan de lokale leverancier ook aangesloten worden op het bestelportaal? Is er meer aandacht nodig voor instructie? Zoek naar oplossingen die voor de hele keten het beste zijn.
Maar het kan natuurlijk ook zo zijn dat de non-compliance een kwestie is van gemakzucht en onwil om te veranderen. In dat geval is het goed om elkaar aan te spreken. Uiteindelijk zorgt een duidelijke benadering die rekening houdt met de praktijk meestal voor de beste resultaten.”