Ewald Schaap is een door de wol geverfde Purchase-to-Pay-expert die de afgelopen tien jaar als consultant bij tientallen grote organisaties P2P-verbetertrajecten begeleidde. Hij heeft zijn visie op de ontwikkelingen binnen de P2P-wereld al uitgebreid gedeeld tijdens één van onze Round Tables over innovaties binnen inkoop, maar wij voelden hem hier ook voor jou aan de tand over de uitdagingen, ontwikkelingen en toekomstperspectieven waar bedrijven mee te maken kunnen krijgen tijdens verbetertrajecten.
"Het belangrijkste probleem voor veel organisaties is dat het inkoopproces inefficiënt is en er te weinig grip op uitgaven is."
Wat is, op Purchase-to-Pay gebied, het grootste ‘probleem’ bij organisaties?
Ik zou er twee willen noemen. Het inkoopproces is inefficiënt, oftewel het kost teveel tijd en organisaties hebben weinig grip op uitgaven. Over de inefficiëntie: op de afdelingen Inkoop en Crediteurenadministratie doen mensen vaak nog veel operationeel werk om bestellingen aan te maken en facturen te verwerken. Dat kan zeer tijdrovend zijn. Ze moeten bijvoorbeeld kijken voor wie een binnenkomende factuur bestemd is en handmatig zorgen dat deze goedgekeurd wordt. Over de grip op uitgaven: organisaties willen dat alle uitgaven vooraf goedgekeurd worden en dat bestellingen bij de juiste leveranciers worden gedaan, maar dat gaat vaak fout omdat de processen niet volwassen genoeg zijn. Er is onder de werknemers geen inzicht in de verplichtingen en er wordt veel buiten de contractleveranciers om besteld.
Voor de direct-spend zie ik dat het bestelproces voor het primaire proces wel goed draait, maar er verder gedigitaliseerd en geautomatiseerd kan worden, zodat het contact volledig digitaal verloopt en er niet meer met papier of een pdf hoeft te worden gewerkt voor bevestigingen, facturen of pakbonnen.
"Een nieuwe tool biedt allerlei mogelijkheden, maar uiteindelijk gaat het erom dat je veranderingen doorvoert in de hele organisatie, voor alle betrokken partijen."
Wat zou je organisaties als advies willen meegeven?
Bij een verbetertraject kan er een aantal dingen misgaan. Soms zie ik bijvoorbeeld dat organisaties een mooie tool aanschaffen, maar dat er niet van tevoren is nagedacht over hoe de processen moeten lopen en hoe ze die tool moeten koppelen aan het ERP-systeem. Zo’n nieuwe tool biedt je weliswaar allerlei mogelijkheden, maar uiteindelijk gaat het erom dat je echte veranderingen doorvoert in de hele organisatie, voor alle betrokken partijen. Het is belangrijk dat iedereen van tevoren goed nadenkt over wat ze willen doen en hoe de software daarbij kan gaan helpen. Inkoop, Finance en ICT moeten daarvoor nauw samenwerken met de eindgebruikers. Doe je dit niet, dan zal het je later in het proces veel tijd gaan kosten.
Inventariseer dus eerst de huidige situatie goed. Wat zijn de processen? Waar zitten de knelpunten? In welke inkoopcategorieën valt de meeste winst te behalen? Maak daar een goede businesscase van en denk goed na of je wel klaar bent om daar een project van te maken. Besef ook goed dat P2P een ondersteunend proces is van je corebusiness. Je moet er wel in investeren en het implementeren van P2P is geen quick win. Op de langere termijn staan er echter wel grote baten tegenover, zoals meer efficiëntie bij Inkoop en Finance, betere en preciezere inzichten in alle uitgaven en meer grip op die uitgaven. Als het goed ingeregeld is, dan worden alle uitgaven automatisch goedgekeurd door de juiste persoon en wordt er alleen gebruikgemaakt van voorkeursleveranciers. Heb je je systemen op orde, dan is er een gemiddelde inkoopbesparing van twee tot vijf procent op spend mogelijk.
Ik adviseer bij verbetertrajecten vaak om de bestaande processen los te laten en je aan te passen aan de standaard van de leverancier. Zo’n twintig jaar geleden, tijdens de opkomst van ERP-systemen, werd er vaak maatwerk gebouwd, wat voor conflicterende standaarden zorgde. Wil je van het maatwerk van toen naar een nieuwe P2P-cloudapplicatie, dan is de koppeling vaak moeilijk te maken. Wanneer je je aanpast aan de standaard van de leverancier, ben je toekomstbestendig.
"Zorg ervoor dat je processen zo inricht dat ze goed passen bij hoe de business werkt. En vergeet niet om die processen vervolgens te handhaven."
Waar kunnen organisaties het best beginnen met hun verbetertraject?
Dat ligt er een beetje aan waar de grootste knelpunten zitten. Meestal begint het met het analyseren van de huidige en gewenste processen, het bepalen welke software je nodig hebt en vervolgens het traject om daar een partij bij te kiezen. Als het een geïntegreerde oplossing voor bestellen en factuurverwerking is, dan begin je vaak aan de achterkant, bij de factuurverwerking. Zo krijg je direct alle spend(-facturen) in je applicatie en kunnen je gebruikers wennen aan het goedkeuringsproces. Als dat eenmaal staat, dan kun je geleidelijk meer inkooporders aan gaan maken voor verschillende categorieën.
Zorg er wel voor dat je de processen zo inricht dat ze goed passen bij hoe de business werkt. En vergeet niet om die processen vervolgens te handhaven. Daarvoor heb je iemand nodig die streng en kritisch is en die mensen erop aanspreekt als zij zich niet aan het afgesproken proces houden.
Wat is er de afgelopen jaren allemaal veranderd binnen P2P?
Door de verregaande digitalisering die we zien, verandert de aard van het werk ook ingrijpend. Waar er vroeger veel repeterende handelingen bij kwamen kijken, zoals het verwerken van bestelaanvragen en inkooporders, de crediteurenadministratie, of het scannen en najagen van facturen, is dat nu vaak allemaal geautomatiseerd. Maar daar komt ook weer nieuw, andersoortig werk voor terug, zoals het maken van analyses op basis van de data, het stroomlijnen van processen, bestandsbeheer, catalogusbeheer en het opstellen van intelligente regels met behulp van machine learning. Kijk bijvoorbeeld hoe het boeken van facturen is veranderd: vroeger moest iemand ze handmatig matchen met de inkooporders, tegenwoordig is dat allemaal ‘rule-based’ en geautomatiseerd. Soms zijn er nieuwe functies nodig of moeten afdelingen worden samengevoegd. Het belangrijkst is dat je de mensen meeneemt, vooral de inkopers en de mensen van de financiële administratie. Het succes van een project wordt immers bepaald door de mensen die het systeem dagelijks gaan gebruiken. Zorg daarom voor voldoende uitleg en training.
Wat zijn volgens jou de belangrijkste recente innovaties binnen inkoop?
Wat de laatste jaren sterk gegroeid is, is de elektronische communicatie tussen klant en leverancier: voor het uitsturen van inkooporders, het ontvangen en verwerken van orderbevestigingen en het versturen van e-factureren. Steeds meer applicaties bieden hier mogelijkheden voor en je ziet dat de overheid steeds meer het voortouw neemt in standaardisatie van het berichtenverkeer. Een voorbeeld hiervan is de oprichting van de Nederlandse Peppol-autoriteit. Het zorgt voor volledig elektronische communicatie met je leveranciers, waardoor je bestellingen en facturen zonder handelingen kunt verwerken. Daarnaast is process mining sterk in opkomst, waarbij je met software de beschikbare data analyseert om inzicht te krijgen in hoe je proces daadwerkelijk verloopt. Welke transacties hebben de juiste route gevolgd en hoe vaak ging het mis?
Een ander fenomeen wat sterk in opkomst is, is Robotic Process Automation. Steeds meer organisaties maken gebruik van software-robots in het P2P-proces: bijvoorbeeld voor het afhandelen van inkooporderbevestigingen, het ophalen van facturen uit een mailbox, of het boeken van Non PO-facturen. Robotics is vooral geschikt voor repeterend werk dat niet 1,2,3 geautomatiseerd kan worden in de software-oplossing. Er zijn echt al diverse organisaties in Nederland waar dit soort robots operationeel zijn.
Wat staat ons op korte termijn nog te wachten qua innovaties?
Ik verwacht dat de userinterface voor het bestellen van artikelen nog behoorlijk gaat veranderen. Waar vroeger iedereen via lelijke schermen in het ERP-systeem bestelde, zijn dat tegenwoordig al moderne bestelsystemen die iets hebben van bol.com.
Je ziet dat de software-oplossingen steeds intelligenter worden en op basis van Artificial Intelligence en Internet of Things zelf met intelligente voorstellen komen voor bestelaanvragen. Bijvoorbeeld dat de P2P-software een aantal dagen voor landelijke secretaressedag met een voorstel komt om bloemen te bestellen, omdat hij dit weet uit je bestelhistorie en je persoonlijke profiel. Of dat een apparaat/ machine zelf een bestelaanvraag opstelt, omdat hij ziet dat een bepaald onderdeel vervangen moet worden. Het handmatige werk zal steeds verder verdwijnen.
Ook blockchain zal de markt ingrijpend veranderen, met grote gevolgen voor inkoop. Je kunt het geld bijvoorbeeld zo programmeren dat het alleen kan worden uitgegeven bij bepaalde leveranciers of voor bepaalde projecten. Je kunt er de volledige productieketen inzichtelijk mee maken, van producent tot eindklant en alle tussengelegen stations. Met die transparantie kun je bijvoorbeeld aantonen dat je duurzaamheid serieus neemt als bedrijf.
Ben je benieuwd hoe Pimm® een bijdrage kan leveren aan een efficiënt inkoopproces, op het gebied van de tailspend van jouw organisatie? Vraag dan hier vrijblijvend een demo bij ons aan.