Op dinsdag 18 april organiseerde Schoevers de 32e Secretaresse van het Jaar-verkiezing, met als exclusieve partners Experis en Pimm®. Tijdens de feestelijke finale in de Van Nelle Fabriek in Rotterdam kwam Kelly Moerbeek, executive assistant bij NN Group, als winnaar uit de bus. De jury over Kelly Moerbeek: “Positiviteit en persoonlijke groei zijn de kernwoorden voor deze ambassadeur van het secretaressevak. Kelly is zich bewust van haar talent en van de talenten om zich heen en zet deze efficiënt en respectvol in om de doelen van het bedrijf en het team te verwezenlijken.” Reden voor Leonie Schipperus, oprichter van Pimm®, om haar eens aan de tand te voelen over het onderwerp efficiëntie. Als iemand hier nuttige tips over heeft, is zij het tenslotte.
Allereerst: gefeliciteerd met het winnen van de titel ‘Secretaresse van het Jaar’. Als titeldrager weet jij natuurlijk als geen ander hoe je zo efficiënt mogelijk met je eigen beperkte tijd en de tijd van anderen om moet gaan. Wat is efficiëntie voor jou?
Dankjewel! Efficiëntie is inderdaad erg belangrijk in mijn functie. Het begint voor mij altijd met een opgeruimd hoofd. Als alles rustig en helder is, creëer je de ruimte om stappen te maken. Ik zorg ervoor dat ik altijd het overzicht heb van wat ik moet gaan doen. In een complexe organisatie staat alles met elkaar in verband en als je goed weet wat er allemaal speelt, kun je veel sneller schakelen. Het is soms lastig om dat overzicht te houden, bijvoorbeeld als het erg druk is. Op dat soort momenten wil iedereen tegelijkertijd wat van je, maar dan kun je terugvallen op je kennis van wat er speelt. Je weet wat prioriteit heeft in het grote geheel en wat niet. Tegen sommige mensen zeg je dan: ‘ik kom zo bij je terug’. Het is een kwestie van altijd alert blijven. Daarnaast is flexibiliteit essentieel. Je moet snel kunnen denken en handelen, want de dag pakt altijd anders uit dan je hebt gepland. Je kunt ’s ochtends wel van alles bedenken, maar de dag houdt zich maar zelden precies aan jouw agenda.
Efficiënt plannen doe je niet alleen in de tijd, maar ook in de ruimte. Althans, als je in zo’n groot pand zit als waar ik werk. Het is belangrijk om goed te kijken op welke locaties je afspraken maakt, want anders kan het gebeuren dat je tussen twee verschillende afspraken tien minuten moet lopen, waar je vooraf geen rekening mee had gehouden. Die loopafstand moet je incalculeren en wanneer je afspraken dicht bij elkaar kunt plannen, dan kan dat veel tijd schelen. Goed plannen in de ruimte geeft een zekere rust; het scheelt enorm wanneer je niet bezig hoeft te zijn met het feit dat je tien minuten te laat bent, omdat je tien minuten onderweg was.
Verder kun je het samenwerken tussen mensen stroomlijnen. Een vergadering kan bijvoorbeeld veel efficiënter verlopen wanneer je vastlegt en inzichtelijk maakt wie wat precies doet. Zo voorkom je dubbel werk en weet iedereen precies waar hij aan toe is.
Is efficiëntie door de jaren heen aan verandering onderhevig? Bijvoorbeeld door de opkomst van digitale hulpmiddelen?
De digitale wereld is natuurlijk sneller dan de analoge. Je kunt via e-mail veel sneller schakelen met verschillende betrokkenen dan vroeger mogelijk was. Maar het verschilt per situatie. Soms kan de snelheid van digitaal er juist voor zorgen dat dingen minder efficiënt verlopen. Bij mail mis je het persoonlijke contact en dat kan er wel eens voor zorgen dat de toon niet goed overkomt. Je moet je daarom goed bewust zijn van hoe je iets formuleert, om misverstanden te voorkomen. Soms is het efficiënter om gewoon de ‘ouderwetse’ telefoon te gebruiken. Ik werk in een open kantoorruime en wat ik vaak doe is eerst een e-mail sturen met de belangrijkste punten en de mededeling dat ik straks ga bellen. De persoon in kwestie weet dan alvast dat ik ga bellen en ik hoef tijdens het telefoongesprek niet helemaal de inhoud te bespreken in de open ruimte, waar iedereen mee kan luisteren. Zo probeer ik alle middelen die ik tot mijn beschikking heb op verschillende manieren in te zetten.
Wat soms lastig is aan digitaal, is dat mensen door de snelheid van het medium ook verwachten dat ze sneller antwoord krijgen. Maar de tijd om iets voor elkaar te krijgen is niet veranderd. Als mensen ongeduldig zijn, voel je je verplicht om ook weer op hun reminders te reageren. Maar dat is een bijkomstigheid. Over het algemeen zijn digitale middelen fantastisch. Je kunt heel snel dingen opzoeken, hotels boeken, beschikbaarheid controleren en ga zo maar door.
Om Secretaresse van het Jaar te worden, moet je natuurlijk flink wat ervaring hebben. Wat heb jij gedurende je carrière geleerd?
Naast de hele praktische vaardigheden, zoals efficiënt organiseren, heeft ervaring mij vooral geleerd hoe ik met mensen om moet gaan. Je leert hoe je verschillende soorten mensen het beste kunt benaderen voor een zo efficiënt mogelijk resultaat. Toen ik net begon, wist ik dat niet. Iedereen heeft zo zijn eigen gebruiksaanwijzing, maar als je de handleiding kent en personen op de manier benadert die bij hen past, dan kom je een heel eind. De ene persoon is heel open en wil gelijk alles inplannen en de ander heeft meer tijd nodig om tot afspraken te komen.
Tot slot: heb je tips die je aan anderen mee zou willen geven?
Het belangrijkste vind ik dat je moet proberen om de rust voor jezelf te bewaren. We hebben bijna allemaal steeds meer stress en drukte in onze banen, maar het helpt enorm om overzicht te houden op wat belangrijk is en wat per se nu moet. En wanneer je denkt: dat lukt even niet, loop dan even weg van je werkplek en ga bijvoorbeeld een kopje koffie drinken.
Dit interview is een eerste in een reeks met Kelly Moerbeek, winnares van de Secretaresse van het Jaar-verkiezing. Als Executive Assistant bij NN Group geeft Moerbeek in deze reeks haar persoonlijke kijk op vakinhoudelijke ontwikkelingen.
Wil je ook eens om tafel met PimmⓇ Solutions om na te gaan welke mogelijke kansen er binnen jouw bedrijf liggen, of heb je andere vragen? Je bent van harte welkom een mailtje te sturen naar christiaan@pimmsolutions.nl.