Gelukkig kijken steeds meer zakelijke inkopers een stuk verder dan alleen de prijs die ze betalen. Dat merken we in de dagelijkse praktijk als we om de tafel zitten met onze klanten en prospects. Bijna iedere inkoper, procurement manager en category buyer kan ons binnen twee seconden vertellen wat de interne kosten zijn voor het verwerken van een factuur of het aanmaken van een PO. Dat zijn aanzienlijke bedragen en het ligt dan ook voor de hand dat inkopers het liefst zo weinig mogelijk verschillende facturen ontvangen.
Toch merken we dat er nog maar weinig bedrijven zijn waar gestuurd (en beloond) wordt op het verlagen van het aantal facturen en verschillende leveranciers. Dat komt voornamelijk omdat de prijs als uitgangspunt wordt genomen, in plaats van de TCO in al haar facetten. Meer dan 75% van de zakelijke dienstverleners in Nederland heeft een tail end spend met meer dan 1.000 verschillende leveranciers en je kunt op je vingers natellen dat het verwerken van al die facturen voor hoge kosten zorgt. Neem je de totale kosten in ogenschouw, dan is goedkoop ineens niet meer zo goedkoop. Maar wat kun je daaraan doen? Vijf tips.
1. Maak de totale kosten (TCO) het uitgangspunt van je beleid
Als category buyer wil je natuurlijk een goede en scherpe prijs voor de producten en diensten die je inkoopt, dat is logisch. Maar als je geen zicht hebt op alle kosten die gemaakt worden als de koop al gesloten is, kan het zomaar gebeuren dat je lang niet zo voordelig uit bent als je dacht. De TCO – total cost of ownership – is simpel gezegd de optelsom van alle kosten die samenhangen met het aanschaffen van producten of diensten en de bijbehorende administratieve verwerking. TCO begint bij de selectie van de leverancier en eindigt bij het betalen van de factuur en het boeken van de kosten op de juiste kostenplaats. Alle handelingen die hier bij komen kijken kunnen voor kosten zorgen en zijn het waard om onder de loep genomen te worden. Zelfs de doorlooptijd kan een factor zijn waar op bespaard kan worden.
2. Het verlagen van de TCO een punt van beoordeling voor inkopers (en management)
De bedoelingen van inkopers kunnen nog zo goed zijn, als een organisatie niet stuurt op het verlagen van de TCO komt er in de praktijk vaak weinig van terecht. Tijdsdruk, andere targets en gebrek aan draagvlak veroorzaken dat de focus simpelweg niet op de TCO ligt, maar op direct zichtbare resultaten zoals de laagste inkoopprijs. Omdat de hele organisatie gebaat is bij een kostenreductie voor het hele inkoopproces, dient het management te zorgen voor een verbreding van de blik door het verlagen van de TCO als target te stellen bij beoordelingsgesprekken en de aandacht hierop te vestigen in de interne communicatie. Zo creëer je bewustzijn en een organisatiebreed draagvlak waarin inkopers hun werk optimaal kunnen doen.
3. Automatiseer je inkoopprocessen
Er is tegenwoordig geen enkel excuus meer voor een handmatige verwerking van inkopen. Ga op zoek naar een leverancier met geautomatiseerde systemen, die naadloos aansluiten op je eigen administratieve systemen. Dat scheelt in uren, kosten en zorgt ook nog eens voor een eenduidiger, gestandaardiseerd inkoopproces waarin je met één druk op de knop inzicht hebt en bijvoorbeeld ook makkelijk voldoet aan wettelijke regels zoals de WKR-registratie.
4. Verminder het aantal leveranciers.
Stel jezelf eens de vraag: heb ik echt al die verschillende leveranciers nodig voor bijvoorbeeld de inkoop van zakelijke geschenken? Of kan ik het ook af met een enkele leverancier die toegang heeft tot dezelfde brede keuze aan producten en diensten? En is dat niet efficiënter? Het scheelt niet alleen tijd, maar je zult ook de kosten voor de verwerking van de aankopen terug zien lopen.
5. Verminder het aantal facturen en declaraties
Heb je het aantal leveranciers teruggebracht tot de noodzakelijke hoeveelheid? Ga dan eens rekenen hoeveel je bespaart op de verwerking van facturen en declaraties. Je zult verbaasd staan.
En wat doe je met al het geld dat je bespaard hebt? Daarvan kun je bijvoorbeeld nog mooiere cadeaus voor je medewerkers en zakelijke relaties kopen. De ROI die je daarmee behaald is van onschatbare waarde…