Er valt iedere week wel iets te vieren. En deze momenten vragen natuurlijk om taart! De inkoop van taarten bij leveranciers brengt echter veel meer kosten met zich mee dan allereerst wordt gedacht. Wij praten jou graag bij welke kosten dit precies zijn.
De prijs van een kersenvlaai is één ding, maar de uren die vervolgens besteed moeten worden aan het bestellen & betalen van die taart, is een tweede. Het is van belang om inzicht te hebben in het totale kostenplaatje van externe inkopen. Een goedkope leverancier kan immers nog steeds duur zijn als er niet efficiënt wordt ingekocht of afgehandeld. Alle tijd – en daarmee kosten – die samenhangen met de inkoop van producten of diensten bij leveranciers, worden ook wel de Total Cost of Ownership (TCO) genoemd.
Ketenmanagement van de kersenvlaai 🥧
Niet het gebak zelf, maar het verwerken van de factuur kost een groot bedrijf gemiddeld 35 tot 100 euro. En dat is los van de aankoopprijs van de taart. Dat had je niet gedacht he? Gelukkig kunnen deze kosten gereduceerd worden. Voor we actie kunnen ondernemen, moeten we wel weten welke kosten en handelingen er allemaal bij het inkopen van een kersenvlaai komen kijken. Kortom, tijd voor een TCO Analyse!
Waarom is een taart dan zo duur?
→ De werkgever moet bijhouden wanneer er iemand jarig is, of wanneer er ‘taart-momenten’ zijn.
→ Taart nodig? Dan moet er uitgezocht worden wat het budget is;
→ Wie bestelt de taart? Zoek de juiste persoon;
→ Waar wordt de taart besteld? Oftewel, welke bakker maakt lekkere en voordelige vlaaien?
→ Kan de taart online worden besteld of moet de fiets even worden gepakt?
→ Kan de taart ook bezorgd worden?
→ Hoe kan er betaald worden? Een factuur is vaak het meest overzichtelijk voor de administratie.
→ Gelukt? Dan volgt de daadwerkelijke bestelling.
→ Oh, en dan dit nog: bij welke afdeling moet de taart worden geleverd?
→ Als de vlaai op de juiste afdeling terecht is gekomen, volgt het belangrijkste: smakelijk eten! 😊
Maar dan…
→ Dan komt de factuur binnen, of wil je het voorgeschoten bedrag declareren…
→ De factuur (of declaratie) moet worden goedgekeurd. Bij wie?
→ De factuur kan vervolgens naar de administratie;
→ De crediteurenadministratie boekt de factuur in;
→ De administratie boekt de betaling in en zet deze klaar;
→ Een fiatteur keurt de betaling goed. De factuur wordt nu betaald;
→ Ook in het systeem wordt de factuur op ‘betaald’ gezet;
Een hele waslijst aan handelingen dus! En je begrijpt dat elke handeling weer extra kosten met zich meebrengt. Tijd is immers geld. Om tijd en geld te besparen – en het inkoopproces te versoepelen, verduidelijken en professionaliseren – kan de TCO analyse erop worden losgelaten. Wat kan effectiever?
Pimm's tips – quick wins!
✔ Weet wat je kunt weten, zoals wat het budget is voor cadeaus. Zo weet je wat je kunt bestellen. Vaak staat dit in een attentiebeleid.
✔ Kies voor bezorgen: waarom nog op de fiets naar de bakker als de bakker ook naar jou kan komen? De tijd die je bespaart kun je aan andere nuttige zaken besteden.
✔ Bestel bij een leverancier die bekend is met jouw bedrijf; in verband met het administratieve proces dat zal volgen voor de betaling.
✔ Stroomlijn het facturatieproces. Wanneer er een aantal personen binnen de organisatie verantwoordelijk zijn voor het inkopen van gebak en andere cadeaus, is niet elke factuur weer een mysterie. Bijvoorbeeld de secretariaten of een servicecentrum.
✔ En last but not least; zet dit onderwerp eens op de agenda van een secretaresseoverleg of gooi een balletje op bij collega’s van de inkoopafdeling. Onbekend maakt onbemind.
Bonus tip: regel al jouw attenties via één centraal inkoopplatform
Gelukkig biedt Pimm® een totaaloplossing, zodat attenties bestellen leuk blijft voor zowel de gever als ontvanger. Als je via de Pimm® cadeaushop attenties koopt, is het enige wat jij moet doen: de juiste attentie aanwijzen in de shop.
Benieuwd naar onze oplossing?
Vraag een vrijblijvende demo aan dan kijken Chris of Shannon samen met jou of de oplossing van Pimm® jou kan helpen!