De feestdagen, hét moment om je medewerkers de aandacht en waardering te geven die ze verdienen. Dat extraatje, vooral na dit gekke en bijzondere jaar. Nu zijn er een aantal fiscale zaken waar je rekening mee moet houden, indien je als werkgever je medewerkers dat extraatje wil geven, in de vorm van een attentie voor de feestdagen bijvoorbeeld.
Deze zaken om rekening mee te houden heeft de overheid opgenomen in de Werkkostenregeling (WKR). In dit artikel geven we je een aantal tips om op een correcte manier, rekening houdende met de bepalingen in de WKR, je medewerkers optimaal te kunnen belonen tijdens de feestdagen.
Om een einde te maken aan de chaos aan regels wat betreft vergoedingen en verstrekkingen voor medewerkers introduceerde de Nederlandse overheid in 2011 de WKR.
De WKR in een notendop
De werkkostenregeling heeft betrekking op alles wat je als werknemer krijgt van je werkgever. Je kunt hierbij denken aan: salaris, eindejaarsuitkeringen, maar ook loon in natura, zoals cadeaus en attenties, een kerstpakket én Sintlekkernij.
De kosten van een kleine attentie tijdens de feestdagen vallen onder de Werkkostenregeling en zijn, zolang deze de vrije ruimte niet overschrijden, belastingvrij. Niet onvoordelig natuurlijk, want zo kun je als werkgever, HR-manager, secretaresse, afdeling P&O, de waardering uiten naar je medewerkers die ze verdienen - zonder onplezierige naheffingen. Want, overschrijden de kosten de vrije ruimte, dan zit hier een vervelend staartje aan. Als werkgever betaal je dan namelijk een naheffing van 80% over het bedrag dat buiten de vrije ruimte valt.
Deze afrekening vindt één keer per jaar plaats, tijdens de loonaangifte van januari van het nieuwe jaar.
Tip: over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom van een organisatie geldt dit jaar een vrije ruimte van 3%. Zit je boven de €400.000? Dan geldt een percentage van 1,2% aan vrije ruimte.
Deze verruiming van de vrije ruimte is begin dit jaar vastgesteld door de overheid, vanwege de aanhoudende coronacrisis. Wil je hier meer over weten, lees hier dan verder.
Dit betekent dus dat je meer belastingvrije euro’s kunt uitgeven aan het personeel.
Er zijn natuurlijk ook uitzonderingen. Uitzonderingen waarbij het betalen van belasting helemaal niet hoeft. We hebben het hier over vergoedingen en verstrekkingen, op het gebied van cadeaus en attenties, waarvoor een nihilwaardering of vrijstelling geldt. Deze vergoedingen en verstrekkingen hebben geen invloed op de vrije ruimte en kunnen dus altijd belastingvrij worden aangeschaft door een werkgever. Ben je benieuwd over welke cadeaus en attenties het hier gaat? Download hier ons handige WKR-stroomschema.
Naast dat ons stroomschema je een indicatie geeft welke cadeaus en attenties je wel en niet belastingvrij kunt geven zijn er ook nog andere tips om slim om te gaan met de Werkkostenregeling – vooral nu de feestdagen voor de deur staan. En de nieuwe budgetten voor volgend jaar bepaald (gaan) worden.
Voordat je begint: breng eerst eens de beschikbare ruimte in de ‘vrije ruimte’ in kaart
Het einde van het jaar betekent waarschijnlijk ook dat het potje voor de medewerkers niet meer zo vol is als in januari dit jaar. Verstandig en daarmee ook een tip is om allereerst de beschikbare vrije ruimte in kaart te brengen.
Dit om te voorkomen dat je vol goede moed een super leuke eindejaarsattentie bestelt en vervolgens uitvindt dat er toch een gedeelte buiten de vrije ruimte valt. Toch zonde, als je het had kunnen voorkomen. Het kan natuurlijk ook een bewuste keuze zijn, maar dan ben je daar in ieder geval wel van op de hoogte. Het kan natuurlijk ook dat dit al gebudgetteerd is, in dat geval weet je dus precies hoeveel je kunt besteden.
Tip: doe dit vervolgens direct ook weer voor volgend jaar.
Geen gezamenlijk kerstfeest? Investeer in een eindejaarsattentie
Nu bedrijfsfeesten definitief op de lange baan zijn geschoven, zullen we met z’n allen toch een beetje creatief moeten zijn. Er zijn natuurlijk diverse andere manieren om medewerkers alsnog te verbinden en een speciaal gevoel te geven. Denk bijvoorbeeld aan een brievenbuspakketje, een online borrel en gezamenlijk toost moment. Minder leuk dan een écht feest, tuurlijk, maar je bent wel weer even samen.
In dit geval kun je bijvoorbeeld gebruik maken van de kleine geschenkenregeling, lees hier meer over de kleine geschenkenregeling. Blijft het brievenbuspakketje onder de €25,-? Wordt het gegeven in een situatie waarin je anderen ook een attentie zou geven? Bedraagt het geen geld of een waardebon? Dan valt de vergoeding binnen de kleine geschenkenregeling en hoeven de kosten niet weggeschreven te worden in de vrije ruimte.
Tip: let dus ook goed op het bedrag van de attentie.
Bovenstaande vragen kunnen in het geval van een kleine attentie met de feestdagen met ‘ja’ beantwoord worden. Oftewel: hoe leuk is het om je medewerkers, vooral na dit bijzondere en gekke jaar, extra te bedanken en belonen middels een persoonlijke eindejaarsattentie.
Weten hoe Pimm® je hierbij kan helpen? Vraag dan vrijblijvend een demo aan.